Organizacja imprezy plenerowej w deszczową pogodę może być sporym wyzwaniem, nawet dla doświadczonej firmy eventowej! Jednakże odpowiednie przygotowanie oraz kreatywne podejście mogą sprawić, że wydarzenie będzie udane mimo niesprzyjających warunków. Oto kilka wskazówek, jak poradzić sobie z deszczową pogodą podczas imprezy plenerowej:
Planowanie i Przygotowanie
- Rezerwacja wiat, namiotów i zadaszeń: Zapewnij odpowiednią ilość namiotów i zadaszeń, pod którymi goście będą mogli się schronić. Można wynająć profesjonalne namioty eventowe, które są wodoodporne i stabilne. Zawsze pamiętać należy o ich odpowiednim umocowaniu do podłoża, niezbędnym podczas silnych wiatrów.
- Alternatywne lokalizacje: Miej w zanadrzu plan B – alternatywne miejsce wewnątrz budynku, które można szybko przekształcić w miejsce imprezy, jeśli pogoda stanie się nie do zniesienia. Należy pamiętać że zjawiska atmosferyczne także w naszym kraju mogą być bardzo gwałtowne.
- Podłoże: Upewnij się, że teren, na którym odbywa się impreza, ma dobrze zdrenowane podłoże, aby uniknąć błota. Można także rozważyć rozłożenie drewnianych podestów lub mat antypoślizgowych. Warto także zwrócić uwagę na najbliższe otoczenie naszej imprezy, bliskość rzek, strumieni, zwłaszcza górskich, wałów może być źródłem potencjalnych niebezpieczeństw.
Logistyka i Wyposażenie
- Peleryny i parasole: Zapewnij gościom peleryny przeciwdeszczowe i parasole. Mogą być one rozdawane przy wejściu na imprezę lub dostępne w strategicznych punktach. W skrajnych sytuacjach mogą pomóc także w szybkim opuszczeniu miejsca imprezy.
- Ogrzewanie: W chłodniejszych miesiącach rozważ wynajęcie bezpiecznych źródeł ciepła, np grzejników zewnętrznych, które zapewnią ciepło i komfort gościom.
- Osuszacze i wentylatory: W przypadku dużej wilgotności warto zainwestować w osuszacze powietrza i wentylatory, które pomogą utrzymać komfortowe warunki.
Program i Aktywności
- Elastyczny harmonogram: Zaplanuj elastyczny harmonogram, który pozwoli na zmianę kolejności atrakcji w zależności od warunków pogodowych. Część aktywności można przenieść pod namioty, stałe wiaty lub do wnętrza budynku.
- Gry i zabawy: Zorganizuj gry i zabawy, które można przeprowadzić pod zadaszeniem. Może to być quiz, konkursy, warsztaty rękodzielnicze lub gry planszowe.
- Rozrywka na żywo: Zapewnij muzykę na żywo lub DJ-a pod bezpiecznym namiotem, aby stworzyć atmosferę, która odwróci uwagę od złej pogody.
- Zwróć uwagę na bezpieczeństwo: odpowiednie zabezpieczenie kabli, nagłośnienia itp. może oszczędzić sporo nerwów.
Komunikacja
- Informowanie gości: Przed imprezą poinformuj gości o możliwości deszczu i zachęć ich do założenia lub zabrania odpowiedniego ubioru. Możesz także przygotować krótki przewodnik z informacjami o dostępnych udogodnieniach, takich jak miejsca schronienia i dostępne peleryny.
Nastrój i Atmosfera
- Dekoracje: W newralgicznych odsłoniętych miejscach wykorzystaj dekoracje, które są odporne na wilgoć. Lampiony, girlandy świetlne, kwiaty w donicach i wodoodporne ozdoby mogą dodać uroku nawet w deszczowy dzień.
- Ciepłe napoje: Zapewnij gorące napoje, takie jak kawa, herbata, gorąca czekolada, które będą dostępne dla gości. Nic nie poprawia nastroju w deszczowy dzień jak kubek ciepłej herbaty.
Optymizm i Kreatywność
- Podejście organizatorów: Najważniejsze jest pozytywne podejście organizatorów. Uśmiech i entuzjazm mogą zdziałać cuda, a kreatywne, spokojne podejście do nieoczekiwanych problemów sprawi, że goście poczują się dobrze i bezpiecznie niezależnie od pogody.
Organizacja udanej imprezy plenerowej w deszczową pogodę wymaga planowania i elastyczności, ale z odpowiednimi środkami i podejściem można stworzyć niezapomniane doświadczenie dla wszystkich uczestników, warto zawsze skorzystać z firm eventowych dysponujących odpowiednim doświadczeniem i zasobami pomocnymi do bezpiecznej i udanej organizacji imprez.
