Organizacja imprez firmowych, niezależnie od tego, czy mowa o wydarzeniu wewnętrznym, czy imprezie dla partnerów i klientów lub też evencie organizowanym dla klienta, jest bardzo wymagającym zadaniem. Dlatego też do organizacji eventów zdecydowanie lepiej zaprosić specjalistów.
Specjaliści od organizacji eventów
Organizacja imprez firmowych to zadanie często bardzo wielowymiarowe. Rezerwacja sali, ustalenie menu, nagłośnienia i głównych atrakcji to tylko punkt wyjścia. Już dobrze zaplanowane wyjazdy integracyjne potrafią stanowić niemałe wyzwanie logistyczne. Ważne jest jednak, aby imprezę firmową zorganizować „z głową”. Przede wszystkim, jeśli chcesz, aby wyjazd integracyjny, gala firmowa, prezentacja nowego produktu się udała, musisz uwzględnić szereg różnych, często wielowątkowych działań. Organizator imprez musi myśleć o całym zestawie potrzeb klienta, nawet tych których klient w pierwszej chwili nie był świadom. Eventy online wcale nie są o wiele prostsze do przygotowania.
Imprezy tematyczne, bankiety, gale, eventy firmowe — to wszystko wymaga planu od strony technicznej i przede wszystkim dobrego pomysłu, tematu przewodniego imprezy. Trzeba uwzględnić miejsce, nagłośnienie, oświetlenie, inne multimedia, potrzebne mogą być także sceny i konstrukcje sceniczne, namioty czy pirotechnika sceniczna. Kolejna sprawa to sama oprawa wydarzenia, w więc występy gwiazd, pokazy, kabaret. Ważna jest specyfika i lokalne upodobania, na przykład eventy na Śląsku często prowadzą konferansjerzy. Jeszcze ciekawiej się robi, kiedy wymyślisz sobie pokaz specjalny.
Dla zadowolonych klientów firma eventowa często proponuje coś jeszcze, a więc towarzyszące organizacji takiej imprezy działania reklamowe czy wizerunkowe, a więc:
- FotoBudka,
- specjalnie przygotowane pakiety dla uczestników, gadżety i upominki eventowe,
- specjalna scenografia,
- relacje filmowe.
Imprezy firmowe — agencje eventowe kontra samodzielna organizacja
Imprezę firmową możesz oczywiście zorganizować samodzielnie, natomiast zastanów się, czy ci się to opłaca. Jeśli masz bardzo sprawnie działające biuro, dział PR i marketingu, jest to jakieś rozwiązanie, natomiast organizacja eventów to naprawdę wielowymiarowe działanie. Jeśli chcesz, aby twój zespół skupił się na innych zadaniach, pozwól działać agencji. Specjaliści od eventów z Katowic tacy jak Evtrad znajdą dla ciebie odpowiednie miejsce na event, przygotują plan imprezy, zapewnią moc atrakcji, a jednocześnie zadbają o to, by wszystkie techniczne szczegóły były dopięte na ostatni guzik. Z pomocą agencji możesz zorganizować imprezę firmową na terenie całego kraju, jak i poza nim, jeśli jest taka potrzeba. Agencja eventowa zaś odciąża swoich klientów od szeregu obowiązków związanych z takim zadaniem, a jednocześnie dba o całość planu.
Czym się powinna charakteryzować dobra agencja eventowa?
Dobra agencja eventowa powinna ci przede wszystkim zapewnić transparentny model współpracy i rozliczeń. Chodzi o to, abyś miał jasność, co dzieje się po stronie agencji, za co płacisz, jakie są terminy i co grozi za ich przekroczenie. Trzeba także wyraźnie ustalić podział obowiązków między klienta (który przy takim evencie często też musi współpracować) a agencję. Unikniesz dzięki temu wielu nieprzyjemnych i stresujących sytuacji.
Eventy firmowe — planuj
Eventy z agencją czy bez, trzeba przede wszystkim dobrze zaplanować i zrobić to odpowiednio wcześnie. Oczywiście są wydarzenia, które organizuje się w ciągu tygodnia, natomiast jeśli tylko możesz, postaw na dobrze zaplanowany event. Dasz sobie lub agencji więcej czasu na jego dopracowanie, dopięcie wszystkich szczegółów, zamiast toczenia nerwowej walki z czasem.
